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如何优化企业管理流程

发布于:2021-05-27

引导语:
  企业管理水平高不高,关键是看流程运作水平如如何,不同企业的管理水平差异化明显,核心还是在流程的运作。所以流程的设计、实施和优化是企业是否高效的关键。
  流程优化不仅仅指做正确的事,还包括如何正确地做这些事。流程优化是一项策略,通过不断发展、完善、优化管理流程保持企业的竞争优势。
  在流程的设计和实施过程中,要对流程进行不断的改进,以期取得最佳的效果。对现有工作流程的梳理、完善和改进的过程,称为流程的优化。

一、流程及流程管理
  流程通常是指将输入如转化为输出的活动,所有流程均从输入开始,到输出结束。而输出即为向客户提供相应的产品及服务。
  现代企业管理中,从某种程度上可看做是对各项流程的管理。在企业的经营活动开展中,具有多项内容和功能不同的流程,如:产品生产流程、产品开发流程、客户维护管理流程、物流采购流程、订单管理流程等等。每一项流程都如同高速运转机器中的一个部门,各自承担着相应的智能,只有各项流程全部高速运转起来,才能能够保证整个企业的经营管理的正常进行。
  在市场经济条件下,风险是客观存在的,不可能绝对消除。风险和收益并存,没有风险,也不可能有收益。企业作为市场的主体,要参与市场竟争,必然要面对风险。
  目前,有一些大企业风险管理的理念、技术、方法和手段,已经应用于企业战略制定、投融资决策、财务报告管理、内部审计体系建设等。而在我国的大多数企业中,风险意识不强,风险管理更是企业管理中的一个相对薄弱环节,从而导致企业经常发生重大风险事件。因此,如何防范风险就显得尤为重要。
  在企业各项经营管理活动中,因为内外部环境始终处于变化当中,各种管理方法和手段也应不断进行优化和调整,不可能一成不变。这些变化的调整均对流程优化提出了现实的需求。为确保企业的流程能够发挥出最佳效能,对各项流程进行优化和调整是十分必要的。
  流程管理的基本观点认为,在企业管理过程中,一些工作内容可能是低效甚至是无效的,在设计和优化企业的流程的时候,应根据企业发展实际,更好的去判断和甄别各项流程内容及效用,寻找科学合理的部分,去掉低效和无效的部分,这样设计出的流程才能更具科学性和合理性。

二、流程管理中常见的几个问题
  首先是流程的认识度不够。相当一部分企业员工对本部门的流程运行情况不了解、不清楚,更谈不上深入理解。由于对流程认识问题,对流程执行效果将产生直接的影响。这样的例子在辅导的企业上属于一种通病,就是每天都在做事,也很辛苦,但是结果又不好。
  其次是流程的主体不明确。我们发现,一些企业中,虽然员工知道一些流程的运作情况,然而却对该流程的主体不够明确,这种问题造成最为直接的后果就是对流程内容及要求不明确,责任划分不清楚。
  最后是责任不够明确。由于主体责任划分问题,造成流程运行过程中一旦出现问题,将造成部门之间的相互推诿、相互扯皮,很多问题到最后也是不了了之,问题不断积累,造成企业运行低效率,对生产负面的影响。

三、企业管理流程优化的具体方法
  如何更加有效整合各种管理体系,使管理优势在企业发展中得到进一步体现,是每一个企业所面临的现实问题。针对企业内部存在的管理问题,对企业管理流程进行深入优化,将企业流程中不规范、不顺畅的部分加以改进,全面提高企业流程运行效率,应从以下几个方面着手进行。
  1、坚持以人为本的管理理念。企业管理的对象是人,管理的核心也是人。企业管理、流程再造最终都要通过人来实现。而各项管理流程中,协调人和人之间的关系也是流程优化的重点之一。
  因此,在流程优化中,应坚持以人为本的理念,从人的需要出发,最大限度地发挥各部门、各岗位之间的人员协作关系,使各项固化流程,更加简单和高效。
  2、坚持统筹兼顾的管理措施。企业是一个多部门共同组成的群体,所有企业均有其自身的价值创造体系,需要不同部门协作来实现,这种部门与部门,员工与员工之间的协作关系组成了最基本的企业流程。
  在企业管理流程优化中,应坚持统筹兼顾的原则,使企业内部的协作关系更加显性化,使用流程之间的衔接更加顺畅,解决好各项路程直接的冲突问题,从而实现管理流程的优化。从不同管理体系适用范围看,一些管理方法往往是针对企业内部管理的某一个部分,部门很好地兼顾横向协调关系。而管理流程优化则侧重于各项管理职能的横向衔接,将工作横向科学地分配到各个协作部门之中。
  3、坚持突出主体的管理原则。企业一般可以通过建立基本流程体系为骨干,其他管理体系各项要求可以分解,融合到企业流程体系中去。例如,内部管理体系建设包括监督、信息和沟通、控制活动、风险评估和控制环境等管理体系建立,而这一系列体系建立都可以在基本流程体系框架内完成。
  4、坚持信息应用的管理方法。全面利用网络系统,不断提高流程效率。目前信息技术和网络技术的高速发展,对流程管理已经产生极为深远的影响。信息技术的应用改变了原有的信息采集、描述、组织、存储、检索、分析和使用方式,使信息的质量、获取途径和传递手段等都发生了根本性的变化。企业信息化建设的发展,不仅改善了人的工作环境,提高了工作效率。而且扩大了人们思考问题的范围和控制问题的能力。策划得再完美的流程,离开了信息技术的支持,很难想象能确保流程的高效率。

总结
  流程即一系列共同给客户创造价值的相互关联活动的过程,在传统以职能为中心的管理模式下,流程隐蔽在臃肿的组织结构背后,流程运作复杂、效率低下、顾客抱怨等问题层出不穷。
  整个组织形成了所谓的"圆桶效应"。为了解决企业面对新的环境、在传统以职能为中心的管理模式下产生的问题,必须对业务流程进行重整,从本质上反思业务流程,彻底重新设计业务流程,以便在当今衡量绩效的关键(如质量、成本、速度、服务)上取得突破性的改变。
  流程优化,最重要的是在组织高管层面有完善的优化计划与实施步骤以及对预期可能出现的障碍与阻力有清醒认识。

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